Informationspflicht bei Erhebung personenbezogener Daten

Art. 13 und 14 DSGVO 

Datenverarbeiter

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:

LSB Thüringen Bildungswerk GmbH

Werner-Seelenbinder-Straße 1, 99096 Erfurt

Geschäftsführer: Frank Herrmann

Registergericht: AG Erfurt – HRB 508161

USt-ID: DE284141351

Name und Kontaktdaten der Datenschutzverantwortlichen:

Susan Klimitsch

Fachkraft für Datenschutz

E-Mail: datenschutz@lsb-bildungswerk.de

Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Teilnehmer/innen, Bewerber/innen, Referenten/Referentinnen, Vertragspartnern.

Wesentliche Datenkategorien sind:

  • Name
  • Adresse
  • Geburtsdatum
  • Telefonnummer
  • Daten zu Bankverbindungen
  • E-Mail-Adressen
  • eventuelle Zahlungsrückstände
  • Authentifizierungsdaten (Unterschriften)

Woher/wodurch erhalten wir Ihre Daten?

Die erfassten/gespeicherten Daten wurden im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen), von Geschäftsverbindungen (Bezuschussung von Kursen der Erwachsenenbildung) oder einer Anfrage ihrerseits erhoben. Die Speicherung der Daten erfolgt zur Organisation und Durchführung der von uns geplanten Veranstaltungen, zur Bezuschussung eingereichter Kursstunden (§ 11 ThürEBG), zur Bearbeitung Ihres Anliegens sowie zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Dokumentations- und Archivierungspflichten.

Die Daten werden Anmeldeformularen, Erhebungsbögen externer Referenten, Teilnehmer- und Veranstaltungsnachweisen, E-Mail-Signaturen und Bewerbungsunterlagen entnommen. Außerdem werden u.U. handschriftliche Notizen im Beisein des Betroffenen oder bei fernmündliche Korrespondenz angefertigt.

Wofür und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet?

(Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 DSGVO)

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten unter strengster Beachtung und im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz 2018 (BDSG-neu) für die Verfolgung unseres Geschäftszweckes (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der von uns geplanten Aus- und Fortbildungsveranstaltungen in der Erwachsenenbildung, für die Bezuschussung von Kursstunden in der Erwachsenenbildung), zur Wahrung unserer berechtigten Interessen und unter Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Ebenfalls erfolgt eine zulässige Datenspeicherung zur Wahrung der berechtigten Interessen eines Dritten (Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport).

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt primär zur Durchführung geschlossener Verträge oder vorvertraglicher Maßnahmen.

Teilnehmerdaten: Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten erfolgen zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen der Erwachsenenbildung sowie zur Information von Interessenten.

Referentendaten: Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten erfolgen zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen der Erwachsenenbildung sowie zur Anbahnung von Geschäftskontakten.

Vereinsdaten: Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten erfolgen zur Prüfung und Bezuschussung eingereichter Kursstunden in der Erwachsenenbildung sowie zur Rechnungslegung z.B. von Teilnehmergebühren.

Personaldaten: Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten unserer Beschäftigten erfolgen zur Durchführung und Abwicklung des jeweiligen Arbeitsverhältnisses.

Bewerberdaten: Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten von Bewerbern erfolgen zur Anbahnung von Arbeitsverhältnissen.

Vertragspartner: Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten von Vertragspartner erfolgt zur Einhaltung von Verträgen und/oder Anbahnung vorvertraglicher Maßnahmen

Interessenabwägung

(Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Unter Berücksichtigung und zur Wahrung berechtigter Interessen (durch uns oder uns angeschlossenen Dritten) haben wir geeignete Technisch-Organisatorische-Maßnahmen getroffen, um erhobene personenbezogene Daten bestmöglich zu sichern und vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen.

Einwilligung

(Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Eine weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist rechtmäßig, sofern Sie uns dafür eine schriftliche (auch elektronische) Einwilligung erteilt haben. Mit dieser Einwilligung gestatten Sie uns, Sie über weitere, für Sie interessante Veranstaltungen zu informieren und / oder gemachte Fotoaufnahmen zu veröffentlichen.

Alle erteilten Einwilligungen können jederzeit und ohne Angaben von Gründen widerrufen werden.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt durch den Widerruf unberührt.

Wem werden Ihre Daten weitergegeben?

Empfänger der personenbezogenen Daten sind:

  • öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport).
  • Mitarbeiter, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind,
  • externe Stellen (Vertragspartner) soweit diese zur Vertragserfüllung notwendig sind – z.B. Sporthotels zur Planung von Übernachtungen,
  • externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend Art. 28 DSGVO zur Abwicklung der Verarbeitung der Daten in unserem Auftrag,
  • weitere externe Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen), gruppenzugehörige Unternehmen oder andere externe Stellen zur Erfüllung der oben genannten Zwecke, soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat, dies zur Vertragserfüllung erforderlich oder eine Übermittlung aus überwiegend berechtigtem Interesse zulässig ist.
  • Eine Weitergabe an Drittstaaten erfolgt derzeit nicht.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

  • 10 Jahre für Dokumente nach HGB, AO, EStG, KStG, GewStG, UStG, AktG, GmbHG, GenG)
  • 6 Jahre Handels- und Geschäftsbriefe sowie für sonstige Unterlagen (HGB, BGB)
  • 4 Jahre Überprüfung gemäß § 35 Abs. 2 Nr. 4 BDSG
  • 6 Monate Initiativ-Bewerbungen (E-Mail), digitale Bewerbungen allg.  

Die Speicherdauer ergibt sich auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen. Grundsätzlich werden die Daten so lange verarbeitet und gespeichert, wie sie zur Aufrechterhaltung unserer Geschäftsbeziehung erforderlich sind. Hierbei ist zu beachten, dass eine Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches über Jahre fortbesteht.

Sie haben folgende Rechte:

  • Auskunfts- und Widerspruchsrecht
  • Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf:

schriftlich an:

LSB Thüringen Bildungswerk GmbH

z.Hd. Susan Klimitsch – Werner-Seelenbinder-Straße 1 – 99096 Erfurt

oder per E-Mail an:

datenschutz@lsb-bildungswerk.de

Auskunfts- und Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, zu folgenden Sachverhalten Auskunft zu erhalten bzw. diesen zu widersprechen:

  • Zwecke der Datenverarbeitung,
  • Kategorien der Daten,
  • Empfänger oder Kategorien von Empfängern,
  • Dauer der Speicherung,
  • Recht auf Berichtigung, Löschung und Widerspruch,
  • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde,
  • Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling,
  • Übermittlung in Drittland oder an internationale Organisation.

Sie können eine Kopie der erfassten personenbezogenen Daten erhalten.

Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung

Sie haben das Recht, erfasste Daten berichtigen oder löschen zu lassen bzw. eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.

Ihrem Ersuchen auf Löschung dürfen wir erst nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen nachkommen.

Ihre erfassten personenbezogenen Daten werden nach Art. 17 DSGVO gelöscht, wenn:

  • die Speicherung der Daten nicht mehr notwendig ist.
  • Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen.
  • die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
  • eine Rechtspflicht zum Löschen nach EU- oder nationalem Recht besteht.

Gemäß § 35 BDSG (neu) besteht Ihr Recht auf Löschung – außer bei unrechtmäßiger Verarbeitung - nicht, wenn:

  • dies nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand (z.B. auf Grund der besonderen Art der Speicherung) möglich und Ihr Interesse an der Löschung als gering anzusehen ist. In diesem Fall tritt an die Stelle einer Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 der Verordnung (EU) 2016/679.
  • Rechte auf freie Meinungsäußerung und Informationsfreiheit überwiegen.die Speicherung aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung erfolgt.
  • das öffentliche Interesse im Bereich der öffentlichen Gesundheit überwiegt.
  • Archivzwecke oder wissenschaftliche und historische Forschungszwecke entgegenstehen.
  • die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Widerrufen der Einwilligungen

Sie haben im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a das Recht, einzelne oder sämtliche erteilte Einwilligungen jederzeit und ohne Nachteile für Sie selbst zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Es werden keine automatisierten Verfahren von Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO oder andere Profiling-Maßnahmen Art. 4 Nr. DSGVO eingesetzt.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Art. 20 DSGVO gewährt Ihnen ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Nach dieser Vorschrift haben Sie unter den Voraussetzungen des Art. 20 lit. a und b DSGVO das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen zu übermitteln.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

(Art. 13 Abs. 2 lit. d, und Art. 77 Abs. 1 DSGVO)

Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung, Speicherung und/oder Nutzung Ihrer Daten durch uns unrechtmäßig ist oder wir Ihren Interessen nicht zufriedenstellend begegnen, können Sie dagegen bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einlegen.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Thüringer Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit

Dr. Lutz Hasse

Postfach 90 04 55 - 99107 Erfurt
Häßlerstrasse 8 - 99096 Erfurt

E-Mail: poststelle(at)datenschutz.thueringen.de

Tel.: 03 61 / 57 311 29 00
Fax : 03 61 / 57 311 29 04

Dieses Beschwerderecht sollte gezielt ausgeführt und anlassbezogen ausgeübt werden.

Bei einer Beschwerde sollten Sie stichhaltige und begründete Informationen vorlegen können. Um sogenannte „Doppelbeschwerden“ zu vermeiden, ist eine Beschwerde nur an eine einzige Aufsichtsbehörde zu richten.